Приказ о проведение внешного аудита


Приказ о проведение внешного аудита

Аудит кадровых документов своими силамиКадровые документы – эта та часть деятельности по управлению персоналом, где порядок должен быть всегда.

Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками.

Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта.

Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.

Когда необходима проверка?

Обычно компании проводят проверку состояния кадровых документов в следующих случаях:

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
  • при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
  • при смене руководства организации;
  • при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений;
  • при получении информации или предписания о предстоящей плановой проверке трудовой инспекцией

    Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.

    Одну из проблем которую решает кадровый аудит, это уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. Поэтому обычно кадровый аудит, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков».

    Кто и как?

    Кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Опытные специалисты проведут комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы.

    В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок, а в дальнейшем помогут в восстановлении кадровой документации.

    Надо отметить важное преимущество проведения аудита силами стороннего провайдера – это непредвзятость заключения о состоянии кадрового учета на предприятии.

    Также кадровый аудит может быть реализован собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в компании, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки и способ проверки.

    Проверку можно проводить выборочно (определенное количество должностей, подразделений и все кадровые документы по ним) или путем сплошной (тотальной) проверки. Во многом вид проверки зависит от количества работников в организации, целей, задач и поставленных сроков.

    В отдельный список необходимо вынести особую категорию работников, которые имеют условия трудового договора и условия работы, отличные от других и кому, согласно законодательству и локальным актам предоставляются какие-либо льготы, надбавки, компенсации и т.п. Документацию данных работников необходимо проверить более внимательно.

    Составляем план проверки.

    Сотрудник, участвующий в аудите, должен понимать всю значимость и последствия процесса.

    Для начала необходимо разработать план, составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе.

    Далее произвести сверку – что есть и как должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы.

    На практике для проведения кадрового аудита своими силами необходимо:

    1. составить план проверки;

    2. составить список всех работников, разбить их по должностям и структурным подразделениям;

    3. определить перечень нормативных документов, обязательных и дополнительных для данной компании;

    4. определить перечень кадровых документов для проверки (к примеру, компания «Орион» определила для себя следующий список, подлежащих проверке: (пример 1))

    Пример 1

  • Штатные расписания; Приказы об утверждении штатных расписаний; Приказы об изменении штатных расписаний;
  • Трудовые договоры; Дополнительные соглашения к трудовым договорам;
  • Журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;
  • Приказы по личному составу (прием, переводы, увольнения, поощрения, премирование и т.д.);
  • Журналы регистрации приказов (по личному составу, отпускам, командировкам);
  • Трудовые книжки; Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек;
  • Должностные инструкции;
  • Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком);
  • Графики отпусков;
  • Заявления сотрудников (о предоставлении отпусков, в случае отклонения от графика отпусков (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, другие заявления, заявления на увольнения);
  • Личные карточки работников по унифицированной Форме Т-2;
  • Приказы о направлении работников в командировку. Служебные задания;
  • Табели учета рабочего времени;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • Положение о защите персональных данных;

    5. одготовить форму проверочного листа (пример 2), в которую будут вноситься данные по нарушениям, отсутствию документов и сроки для исправления существующих документов или создания недостающих документов.

    Составление перечня обязательных нормативно-правовых актов, применяемых в организации и перечня локальных нормативных актов компании — это важный этап в ходе проверки, поскольку соответствие ведения кадрового учета законодательству и является основным критерием ведения кадрового учета в компании для специалиста отдела персонала.

    В список обязательных нормативно-правовых актов следует включить:

  • Трудовой кодекс РФ со всеми внесенными изменениями и дополнениями;
  • Унифицированные формы первичной учетной документации (постановление
  • Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
  • Источник: https://3zprint-msk.ru/prikaz-o-provedenii-kadrovogo-audita-obrazec/

    Приказ о проведении аудиторской проверки образец

    Установите сроки

    Очень важно, в какие сроки проводится аудит. Аудит может проводиться как на постоянной основе, например, ежедневный мониторинг платежей, документации, так и проводиться как и инвентаризация один раз в год перед сдачей бухгалтерской отчетности.

    Порядок и соки проведения внутреннего аудита утверждается руководителем компании.

    Вместе с тем, рекомендуется проводить аудит не менее чем один раз в квартал, что позволит и проверить правильность ведения бухгалтерского учета, своевременно выявить и исправить ошибки и правильно исчислить и уплатить налоги.

    Сроки проведения аудита могут быть закреплены в соответствующем плане.

    План внутреннего финансового аудита

    (наименование субъекта аудита)

    Наименование аудиторской проверки (камеральная, выездная или комбини­рованная)

    Срок проведения аудиторской проверки

    Начальник финансового управления

    Совет № 3. Установите, каким документом будет подтверждаться проведение аудита

    Структурное подразделение, осуществляющее внутренний аудит, может проводить аудит на ежедневной основе и не оформлять результаты конкретными документами.

    Проведение внутреннего аудита

    В самую первую очередь нужно:

    • издать все нужные для аудита приказы;
    • определить план и задачи аудита;
    • сформировать состав комиссии;
    • установить срок аудита.

    Следующим шагом является составление пакета документов, которые подлежат проверке. Согласно нормам ТК РФ такими документами являются трудовые договоры (статьи 56 и 67 ТК РФ), трудовые книжки (статья 66 ТК РФ), ПВТР (статья 189 ТК РФ), график отпусков (статья 123 ТК РФ) и положения о защите данных (гл. 14 ТК РФ).

    Далее происходит сверка документов и изучение их содержания. Вся полученная информация должна быть занесена в таблицу.

    На ее основе можно определить, какие локальные акты нужно доработать, а какие создать заново.

    Затем комиссия осуществляет анализ имеющихся документов.

    Необходимо заранее определить методы, планируемые для использования аудиторами и создать из них единую систему проведения, отталкиваясь от программы и плана проверки.

    Допустимы такие методы:

    • Контрольное сличение остатков
    • Составление обратных калькуляций
    • Общенаучные и научно-практические
    • Хронологический и сравнительный анализ
    • Восстановление учетных записей по документам
    • Методы документальной и фактической проверки
    • Формальная, арифметическая и нормативная проверка
    • Проверка документации определенного хозяйственного процесса
    • Изучение конкретного документа или ряда взаимосвязанных данных.

    Методов на практике значительно больше, сюда входят опрос и наблюдение, доказательство и оценивание, а также ряд других приемов, причем за их выбор ответственны аудиторы.

    Проведение внутреннего внутреннего кадрового аудита в организации рассмотрено в этом видео:

    Набор методов в системе проверки может значительно отличаться в зависимости от объекта контроля и глубины аудирования.

    Приказ о проведении внутреннего аудита

    В приказе о проведении аудита нужно:

    • указать срок проведения аудита;
    • указать назначаемых руководителей аудиторских групп;
    • указать ответственного за выделение всех необходимых ресурсов для осуществления аудита;
    • указать, чтобы главы проверяемых подразделений обеспечили все нужные условия для осуществления плана;
    • указать ответственного за планирование и осуществление корректировки по результатам аудита;
    • указать ответственного за осуществление приказа.

    В роли приложений к приказу могут выступать документы, содержащие план аудита, и документы, содержащие список внутренних аудиторов, и так далее.

    Рекомендуем материалы по теме:

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

+ +